Studiu de caz: promovarea unui eveniment cu peste 2500 de respondenți

Clientul – o companie cu peste 25 de ani de activitate – a dorit să organizeze un eveniment dedicat publicului larg.
Pentru a asigura vizibilitate și participare, a avut nevoie de sprijin în promovarea online a evenimentului, mai exact strategie și campanii plătite pe platforma Facebook Ads.

În anul precedent, evenimentul fusese promovat doar la radio, însă rezultatele au fost modeste: doar câteva zeci de participanți.
Anul acesta, clientul a decis să investească în publicitate online.

Strategia și tactica de promovare în 3 etape

Pasul 1. Organizare informației

În prima etapă am lucrat la clarificarea mesajului. Clientul a oferit o schiță de text cu mențiuni despre ediția anterioară și un îndemn general la participare.
Mesajul inițial era vag și emoțional: „sperăm că v-ați simțit bine anul trecut și că veți veni și anul acesta.”

Pentru a face mesajul mai clar și convingător:

• am formulat o descriere completă a evenimentului;
• am inclus detalii precise despre activități și beneficii;
• am evitat exprimările vagi și am înlocuit speranțele cu invitații concrete.

Pasul 2. pregătirea conținutului și materialelor vizuale

Am trecut apoi la redactarea textelor de promovare și la pregătirea materialelor creative:

• textele au fost scrise într-un ton prietenos și empatic;
• am detaliat programul evenimentului, inclusiv activitățile pe ore;
• am evidențiat elementele atractive: tombola, reducerile și zona foto.

Pentru validarea interesului real al publicului:

• am creat un formular de răspuns cu câteva câmpuri esențiale (nume, date de contact, data participării);
• astfel, participanții și-au manifestat concret interesul, iar organizatorul a avut o estimare realistă a prezenței estimate.

La partea vizuală:

• am pregătit bannere și imagini reprezentative din ceea ce urma să fie expus, respectiv câmpul cu trandafiri în momentul înfloririi;
• videoclipurile au fost editate cu subtitrare pentru a fi accesibile și fără sunet;
• formatele vizualurilor și textele reclamelor au fost adaptate pentru platformele Meta.

Pasul 3. Campaniile de promovare

Am configurat o structură de campanii Facebook Ads axat pe notorietate, utilizând două tipuri de campanii:

1. campanie pentru evenimentul creat pe Facebook, cu obiectiv de răspuns (interes/participare);
2. campanie de notorietate, în două limbi, română și maghiară, pentru a atrage publicul relevant din regiune, dar și din județele adiacente.

Formatele de reclame folosite au fost diverse, pentru a testa ce funcționează cel mai bine:

• imagine unică (single image);
• video simplu (single video);
• carusel cu mai multe produse;
• format collection ad, pentru prezentarea imersivă.

Bugetul a fost optimizat în funcție de performanță, iar mesajele și audiențele au fost actualizate pe parcurs pentru a obține răspunsuri și mai relevante.

Rezultatele campaniei

• 2500 de răspunsuri directe la evenimentul de pe Facebook,
• 400 de persoane care au completat formularul de participare,
• peste 600 de persoane au participat fizic la eveniment.

Organizatorii au fost surprinși de numărul mare de participanți. Totuși, văzând pe parcurs câți respondenți s-au înscris, am verificat cu ei dacă doresc să mențină promovarea și care este numărul maxim de participanți pe care îi pot primi.

Aceste rezultate au reprezentat o diferență majoră față de ediția anterioară și au demonstrat cât de eficientă poate fi o strategie bine structurată de promovare online.
Important de menționat: nu vorbim despre un brand necunoscut. Compania organizatoare are peste 25 de ani de activitate în regiune și o notorietate solidă în rândul publicului local. Există deja o valoare asociată numelui său, construită în timp, prin servicii de calitate și prezență constantă în comunitate.

Cu toate acestea, experiența anului anterior a arătat că doar brandul, fără o strategie și o tactică adecvată, nu e suficient.
În 2024, promovarea s-a făcut exclusiv pe radio, mizând pe faptul că notorietatea va atrage automat participanți, însă rezultatele au fost modeste: doar câteva zeci de persoane au ajuns la eveniment.

Ce a făcut diferența în acest an nu a fost existența brandului, ci felul în care acesta a fost comunicat: un mesaj bine structurat, adaptat publicului, vizualuri clare, ritm constant de comunicare și, mai ales, posibilitatea ca oamenii să interacționeze activ (prin formular, prin RSVP).
Brandul și evenimentul a fost baza, iar impactul real a venit din modul în care s-a construit comunicarea în jurul său.