Care este timpul optim pentru a răspunde clienților, prospecților, partenerilor sau colegilor tăi? Timpul de răspuns poate fi determinat de diverse factori, dar este esențial să găsim un echilibru între promptitudine și calitatea răspunsului oferit: așadar, timpul optim de răspuns ține cont atât de tipul solicitării raportat la obiectivele mele, cât și de potențialul acelei solicitări, raportat, de asemenea, la obiectivele mele. În unele situații, contractele de colaborare includ și termenele de răspuns acceptate pentru diverse situații în parte.
În cât timp să răspund clienților mei?
Am un client care reclamă faptul că agenția cu care colaborează nu a răspuns la solicitările ei de peste două săptămâni, iar alt client este nemulțumit de faptul că, deși au stabilit anumite modificări, nu s-a realizat nimic de peste o lună, iar comunicarea cu agenția este zero. Recomandarea mea în ceea ce privește relația cu clienții este că un timp optim de răspuns este un timp cât mai scurt, însă care ține cont și de complexitatea răspunsului.
- Este indicat să răspunzi în aceeași zi sau în maxim 48 de ore. În cazul în care acest lucru nu este posibil, o confirmare a primirii mesajului și stabilirea unui termen pentru răspunsul final sunt esențiale.
- Timpul de răspuns depinde de natura întrebării. În cazul întrebărilor obișnuite, răspunsul ar trebui dat cât mai repede posibil, în timp ce pentru întrebări care necesită informații suplimentare, este indicat să stabilim un termen estimat.
- Pentru solicitările care implică analiză sau oferirea de sugestii, este recomandat să estimăm un timp suficient pentru evaluare și pregătire, incluzând și o rundă de brainstorming și de verificare înainte de a trimite răspunsul final.
În cât timp să răspund prospecților?
- În funcție de dimensiunea și complexitatea solicitării, viteza de răspuns poate fi crucială. Oferte standard pentru servicii uzuale ar trebui să fie disponibile rapid, adică în câteva ore sau cel mult în ziua respectivă. Start-up-urile și companiile mici tind să ia decizii foarte repede, iar companiile medii și mari, unde sunt implicate mai multe funcții în analizarea și evaluarea ofertelor, alocă mai mult timp.
- În cazul prospecților care solicită oferta pe baza unui brief, oferta trimisă trebuie să se încadreze în condițiile acestuia și în termenul stabilit în brief. Pentru solicitările mai complexe, este acceptabil să stabilim un termen mai mare, de exemplu, câteva zile lucrătoare, pentru a putea crea oferte personalizate și mai complexe.
- Automatizarea ofertelor pentru serviciile standard poate fi o soluție eficientă pentru a răspunde rapid, în timp ce pentru serviciile personalizate, este necesar să alocăm timp pentru pregătirea unei oferte corespunzătoare.
În cât timp să răspundem colegilor și partenerilor?
- Nu există o regulă strictă, dar este recomandat să oferim un răspuns final în maxim 5 zile lucrătoare. Timpul de răspuns poate varia în funcție de importanța solicitării și de potențialul acesteia în contextul obiectivelor noastre. În cazul sarcinilor uzuale, este indicat să răspundem în perioada alocată parcurgerii mesajelor, adică în câteva ore sau în ziua respectivă.
- În cazul unor solicitări care pot aduce beneficii semnificative, este important să răspundem cât mai repede posibil pentru a nu pierde oportunități importante.
- În cazul în care avem nevoie de timp să analizăm anumite date, să solicităm informații de la terțe părți și să compunem un răspuns pe baza mai multor surse de informații, ne putem asuma un termen de 4-5 sau chiar și 10 zile lucrătoare, dar ținând cont și de importanța răspunsului pentru interlocutorul nostru.
Concluzie
Ca și regulă generală, răspunsurile în mediul de afaceri se dau repede, în câteva ore sau în ziua respectivă, iar dacă vorbim de informații detaliate și complexe, atunci 4-5 zile lucrătoare sau în termenul stabilit de interlocutorul nostru.
